Administrasi Perkantoran B

cara mengatasi permaasalah kearispan:
1.Gunakan system penyimpanan scr tepat.
2.Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, pengawas /kontrol dan pengandilian yg tepat.
3.Scr rutin di adakan perawatan dan pencegahan kerusakan.
4.Fasilitas kearsipan memenuhi syarat.
5. Penyelenggaraan penyusutan warkat.

Cara Mengatasi Arsip yang Telah Rusak

Terkadang kerusakan arsip memang tidak dapat dihindari. Beberapa cara yang dapat digunakan untuk mengatasi kerusakan arsip yaitu:

1. Menambal dan menyambung secara manual, yaitu cara mengatasi arsip rusak, hilang atau berlubang akibat faktor perusak dengan menambal dan menyambung, yang dilakukan dengan menambal menggunakan bubur kertas (pulp) atau potongan kertas dan menyambung dengan kertas tisu berperekat.
2. Leaf casting, perbaikan melalui proses mekanik menggunakan suspensi bubur kertas dalam air. Metode ini tidak dianjurkan untuk kertas dengan tinta yang mudah luntur.
3. Paper splitting and sizing, yaitu metode perbaikan arsip rusak dan rapuh dengan cara menyelipkan kertas penguat (berupa tisu) di antara bagian permukaan dan belakang kertas dan melakukan sizing, yaitu memberikan lapisan dengan bahan perekat.
4. Enkapsulasi, cara ini dilakukan dengan cara setiap lembar arsip dilapisi oleh dua lembar plastik poliester dengan bantuan double tape.
5. Penjilidan dan pembuatan kotak pembungkus arsip (portepel), penjilidan juga dapat dilakukan pada arsip yang berbentuk buku untuk menghindari kerusakan akibat lem, jahitan terlepas, lembar pelindung atau sampul terlepas, dan sobek.

sumber : primadoc.id (layanan kearsipan)

Cara mengatasi kerusakan arsip dari faktor eksternal (misal bencana alam banjir), langkah-langkah yang bisa kita terapkan untuk menanganinya yaitu:

1. Pindahkan arsip ke tempat yang kering dan aman
2. Bersihkan arsip dari kotoran atau lumpur dengan air bersih atau air hangat
3. Semprotkan atau celupkan arsip ke alkohol/etanol untuk menghindari tumbuhnya jamur dan membunuh bakteri
4. Pisahkan atau urai lembar per lembar arsip yang lengket
5. Keringkan secara alami dengan kipas angin, tidak dijemur dan terkena paparan langsung sinar matahari
6. Lakukan restorasi atau perbaikan arsip

CARA MENGATASI MASALAH MASALAH KEARSIPAN
a. Menggunkan sistem penyimpanan yang tepat yang sesuai dengan sifat kegiatan kantor itu sendiri
Terdapat 5 sistem penyimpanan arsip antara lain :
· Sistem Abjad (Alphabetical)
· Sistem Masalah (Subject)
· Sistem Nomor (Numeric)
· Sistem Tanggal (Chronologi)
· Sistem Wilayah (Geograhic)
Masing-masing sistem pengarsipan tersebut mempunyai spesifikasi tersendiri .
b. Menyediakan tempat dan sarana perlengkapan arsip yang memadai serta mengikuti perkembangan tekhnologi
c. Menyeleksi pegawai yang akan ditempatkan di bagian arsip, baik dari segi kompetensi maupun mental serta etos kerjanya
d. Menciptakan prosedur peminjaman dan pengembalian arsip yang memadai, misalnya dengan menggunakan bon peminjaman arsip yang lazim tersebut sebagai Out Slip.
d. Mengadakan penyusutan arsip secara teratur. Arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna perlu disusutkan, sehingga arsip yang tersimpan hanyalah arsip yang masih mempunyai nilai guna saja.

bagaimana cara memecahkan masalah kearsipan tersebut, yaitu dengan memperhatikan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Harus menggunakan sistem penyimpanan yang tepat
2. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, disamping pengawasan/kontrol dan pengendalian yang ketat
3. Memperluas ruangan tempat penyimpanan dan mengefektifkan ruangan serta peralatan yang ada
4. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat dan mengikuti perkembangan jaman
5. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan
6. Petugas arsip harus memenuhi syarat
7. Mengikutsertakan para pengelola kearsipan dalam kursus-kursus atau diklat-diklat kearsipan dan penggunaan teknologi canggih
8. Melakukan penyusutan dan pemusnahan secara rutin terhadap arsip-arsip yang sudah tidak terpakai

untuk mengatasi masalah-masalah kearsipan, kita harus tahu bagaimana cara untuk mengatasi masalah-masalah tersebut agar tidak merugikan perusahaan, yaitu dengan memerhatikan langkah-langkah sebagai berikut :
1. Pergunakan system penyimpanan secara tepat
System penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur memuat sesuatu pedoman tertentu untuk menyusun/menyimpan warkat, sehingga bilamana diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat dan cepat. Terdapat 5 sistem penyimpanan arsip, yaitu :
a. System abjad (alphabetic system)
b. System masalah (subject system)
c. System tanggal (chronologi system)
d. System wilayah (geographic system)
e. System nomer (numberic system)

2. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, pengawasan / kontrol dan pengandilian yang ketat.

3. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan.
a. Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering (tidak lembab atau terlalu lembab). Ruang harus cukup retang (sinar matahari harus dapat masuk ke ruang penyimpanan). Ruang penyimpanan harus mempunyai penghawaan (ventilasi) yang memadai. Ruang penyimpanan harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan kertas, dan percikan air.
b. Penggunaan racun serangga. Diharapkan setiap enam bulan ruang tempat penyimpanan disemprot DDT atau yang sejenis. Penyemprotan harus dilakukan dengan hati-hati agar tidak terkena langsung pada kertas arsip. Penyemprotan ditujukan ke lantai, dinding, dan rongga ruangan. Kapur barus juga dapat digunakan untuk mencegah serangan serangga dan kutu buku, yang dapat diletakkan disela-sela arsip.
c. Tindakan preventif (pencegahan) yaitu melarang petugas atau siapapun membawa makanan ke ruang tempat kearsipan. Larangan merokok diruang arsip bagi petugas kearsipan atau orang lain. Dipasang tabung pemadam kebakaran.
d. Memperhatikan kondisi arsip. Menjaga kondisi arsip tetap prima dengan cara membersihan arsip dengan kemucing maupun denga peralatan modern, mengeringkan arsip yang basah dengan kipas angin.

4. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat
a. Ruangan yang tepat : luas, suhu, kelembaban dll
b. Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil, stempel, karbon dll.
c. Alat-alat penerimaan surat, seperti bak surat, meja tulis, rak, dsb.
d. Alat penyimpanan surat, seperti filling cabinet, lemari.
e. Alat-alat lainnya, seperti tuangan, cahaya dsb.

5. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat
Untuk dapat mengemban tugas, pegawai yang bekerja pada unit kearsipan bukan hanya ditunjang oleh factor lemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali keterampilan khusus mengenai bifang kearsipan. Pegawai yang telah terlatih baik dan mempunyai ilmu pengetahuan sangat dibutuhkan dalam satu unit pengelolaan kearsipan. Di samping itu tanggung jawab terhadap pekerjaan yang diberikan harus dijalankan sebaik-baiknya. Namun pada kenyataannya, sebagian pegawai masih enggan untuk menerima tugas-tugas kearsipan karena mereka memandang bahwa unit kearsipan pada setiap kantor adalah tempat yang membosankan. Adanya pandangan yang seperti ini menunjukkan bahwa pegawai tersebut kurang menyadari akan pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kantor untuk menunjang efektivitas suatu pekerjaan.
Pemikiran-pemikiran seperti inilah yang harus dihindari dan sebaiknya ditanamkan rasa cinta terhadap arsip sehingga manusia sebagai factor penentu dalam pengelolaan kearsipan yang berdaya guna dan berhasil guna dapat tercapai dengan baik.

6. Penyelenggaraan penyusutan warkat
Penyusutan warkat diadakan secara berkala sehingga tidak terjadi penimbunanwarkat dan tercampurnya warkat yang penting dengan warkat lama yang akan dimusnahkan.

Cara Mengatasi Permasalahan Kearsipan :
1. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan.
2. Mengikutsertakan para pengelola kearsipan dalam kursus-kursus atau diklat-diklat kearsipan dan penggunaan teknologi canggih.
3. Melakukan penyusutan dan pemusnahan secara rutin terhadap arsip-arsip yang sudah tidak terpakai.
4. Perlu adanya pengawas atau unit pengawas dalam rangka pengendalian, agar pengelolaan arsip dapat dilaksanakan dengan sebaik – baiknya.

Cara mengatasi permasalahan kearsipan :
1. Sumber Daya yang Memiliki Kualifikasi Kearsipan
Salah satu sumber masalah pengelolaan arsip dinamis dan statis adalah keberadaan sumber daya manusia yang tidak memenuhi standar yang dibutuhkan untuk mengelola arsip yang dimiliki perusahaan atau instansi pemerintahan. Padahal staf kearsipan yang kurang cakap dan terlatih secara teratur dapat mengakibatkan sulitnya perusahaan dalam mengembangkan sistem kearsipan yang dimiliki.
2. SOP Pengelolaan Arsip yang Kurang Baik
Masalah lain yang sering diremehkan perusahaan atau instansi pemerintahan adalah penataan SOP pengelolaan arsip. Padahal SOP ini dapat menjadi penyelamat Anda dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas dari arsip yang dimiliki. Mulai dari tata cara peminjaman arsip dari masing-masing divisi, hingga pengembalian arsip yang tidak jelas dapat mengakibatkan setiap staf dapat meminjam arsip tanpa adanya SOP yang jelas yang berakibat pada pengelolaan arsip yang berantakan.
3. Bertambahnya Volume Arsip yang Tidak Tertampung
Keterbatasan lahan adalah masalah yang sangat serius dalam pengelolaan arsip. Apalagi jika lahan yang dimiliki oleh bagian kearsipan yang Anda kelola sangat terbatas, tentunya dapat berpengaruh pada pengambilan keputusan strategis yang dibutuhkan untuk jangka pendek dan juga panjang.
4. Penyusunan Rencana Penyusutan Arsip yang Berantakan
Perlu Anda ketahui, pemerintah melalui Pasal 48 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan mewajibkan agar setiap instansi pemerintahan dan perusahaan untuk menyusun Jadwal Retensi Arsip (JRA) sebagai pedoman untuk masa simpan dari setiap arsip. Sayangnya, masih ada beberapa orang yang belum mengetahui pentingnya JRA pada pengelolaan arsip. Padahal dengan adanya JRA, Anda dapat menyusun rencana penyusutan, mulai dari masa simpan hingga penghancuran arsip.

Beberapa cara yang perlu dilakukan dalam upaya untuk menanggulangi masalah kearsipan yang dihadapi, antara lain :
1. Perhatian dan dukungan dari pimpinan setiap kantororganisasi untuk memberikan pengertian dan meningkat kesadaran akan pentingnya bidang kearsipan dalam keseluruhan proses administrasi, perlu dilakukan secara terus – menerus dan berkesinambungan.
2. Dalam rangka menambah kecakapanketerampilan pegawai kearsipan, maka perlu adanya pembinaan atau pendidikan dan latihan yang meliputi segala aspek kearsipan bagi para pejabat dan pelaksana secara terarah, agar dapat mengimbangi perkembangan serta dapat memenuhi syarat kualifikasi tersebut.
3. Penyediaan dan penambahan fasilitas merupakan suatu hal yang sangat penting bagi kelancaran kerja bidang kearsipan, terutama bila volume arsip cepat meningkat.
4. Perlu dimiliki dan diberlakukannya pedoman tata kerja kearsipan di suatu kantor, sehingga dapat memberikan arah yang jelas dalam pelaksanaan pekerjaan bagi para petugas pelaksana.
5. Penggunaan arsip oleh pihak atau unit lain, menuntut adanya koordinasi antar unit dalam suatu kantor. Hal tersebut turut mempengaruhi faktor disiplin, mengingat aktivitas bidang kearsipan tidak dapat terlepas dari faktor hubungan kerja dengan unit – unit atau pihak lainnya.
6. Perlu adanya pengawas atau unit pengawas dalam rangka pengendalian, agar pengelolaan arsip dapat dilaksanakan dengan sebaik – baiknya.

Cara mengatasi permasalahan kearsipan :
1. Mengualifikasi pegawai yang cakap dan terbimbing secara teratur, yang didasarkan pada persyaratan yang diperlukan.
2. Menyediakan tempat dan peralatan kearsipan agar dapat menampung arsip.
Memiliki pedoman tata kerja kearsipan yang diberlakukan secara baku di suatu kantor/organisasi, sehingga masing-masing petugas melaksanakan pekerjaannya tidak ada keseragaman dan tidak ada tujuan yang jelas.
3. Membakukan atau membudidayakan pedoman tentang tata cara peminjaman arsip di masing-masing kantor, mengakibatkan setiap pegawai meminjam arsip, tanpa adanya peraturan yang jelas.
4. Mengadakan penyusutan arsip di unit operasional, maupun dikantor secara menyeluruh, mengakibatkan arsip semakin bertumpuk, campur aduk, dan tidak dapat tertampung lagi.
5. Mengelompokan arsip sesuai dengan kualifikasinya
6. Mengubah arsip tekstual menjadi arsip digital

Cara mengatasi masalah kearsipan
1.menggunakan sistem penyimpanan yang tepat yang sesuai dengan sifat kegiatan kantor itu sendiri.
2.menyediakan tempat dan sarana perlengkapan arsip yang memadai serta mengikuti perkembangan teknologi.
3.menyeleksi pegawai yang akan ditempatkan di bagian arsip, baik dari segi kompetensi maupun mental serta etos kerjanya.
4.menciptakan prosedur peminjaman dan pengembalian arsip yang memadai, misalnya dengan menggunakan bon peminjaman arsip yang lazim disebut outslip.

Solusi yang bisa diambil dari permasalahan kearsipan:
1. Pimpinan setiap kantor atau organisasi memberikan pengertian kepada arsiparis secara berkesinambungan dalam meningkatkan kesadaran tentang pentingnya bidang kearsipan dalam keseluruhan proses administrasi.
2. Perlu adanya pembinaan atau pendidikan dan latihan yang meliputi segala aspek kearsipan bagi para pegawai arsip.
3. Penyediaan dan penambahan fasilitas guna memperlancar kerja di bidang kearsipan, terutama bila jumlah arsip cepat meningkat.
4. Dimiliki dan diberlakukannya pedoman tata kerja kearsipan di suatu kantor, sehingga dapat memberikan arah yang jelas dalam pelaksanaan pekerjaan bagi para pegawai arsip.
5. Adanya koordinasi antar pegawai arsip dan unit dalam suatu kantor. Hal tersebut dapat mempengaruhi faktor disiplin mengingat aktivitas bidang kearsipan tidak dapat terlepas dari faktor hubungan kerja dengan pihak yang lain.
6. Diberlakukannya pengawas dalam rangka pengendalian agar pengelolaan arsip dapat dilaksanakan dengan baik dan tertib.
7. Melakukan penyusutan dan pemusnahan secara rutin terhadap arsip yang sudah tidak terpakai.
8. Mengadakan perawatan dan pencegahan kerusakan secara rutin.

Solusi untuk mengatasi masalah kearsipan :
1. Ketika hendak menyusun suatu arsip, digolongkan atau disusun secara sistematis sesuai dengan klasifikasi/kelompok/kategori dari arsip tersebut.
2. Letak penyusunan arsip harus secara horizontal, tidak boleh secara vertikal. Supaya nanti ketika ingin mengambil suatu arsip, dapat diambil dengan mudah dan tidak berantakan.
3. Mengadakan perawatan dan pencegahan kerusakan terhadap arsip secara rutin dan berkala guna mencegah terjadinya kerusakan pada arsip.
4. Menggunakan sarana dan prasarana yang sesuai dengan standar penyimpanan kearsipan.
5. Seorang arsiparis harus paham betul bagaimana mengelola suatu arsip dengan baik dan benar serta memenuhi syarat-syarat sebagai seorang arsiparis yang profesional.
6. Mengadakan penyusutan arsip secara berkala guna mencegah terjadinya penimbunan arsip dan tercampurnya arsip antara arsip yang lama dengan arsip yang baru diciptakan.

Cara mengatasi permasalahan dalam kearsipan diantaranya :
1. Untuk mengatasi masalah arsip yang sulit ditemukan, dapat dengan menggunakan sistem penyimpanan arsip yang tepat. Yaitu dengan cara mengelompokkan arsip sesuai dengan abjad, masalah, tanggal, wilayah, dan angka.
2. Mengadakan pembinaan atau pelatihan terkait dengan kearsipan untuk menambah keahlian arsiparis.
3. Melakukan penyusutan arsip. Untuk mengatasi banjir arsip, arsip-arsip yang telah tidak digunakan dapat disusutkan, sehingga yang tersimpan hanyalah arsip yang masih dibutuhkan.
4. Menyediakan fasilitas meliputi tempat atau ruangan yang digunakan untuk menyimpan arsip dan sarana atau alat yang mengikuti perkembangan teknologi untuk menunjang kearsipan.

CARA MENGATASI MASALAH MASALAH KEARSIPAN :
a. Menggunkan sistem penyimpanan yang tepat yang sesuai dengan sifat kegiatan kantor itu sendiri
Terdapat 5 sistem penyimpanan arsip antara lain :
· Sistem Abjad (Alphabetical)
· Sistem Masalah (Subject)
· Sistem Nomor (Numeric)
· Sistem Tanggal (Chronologi)
· Sistem Wilayah (Geograhic)
Masing-masing sistem pengarsipan tersebut mempunyai spesifikasi tersendiri .
b. Menyediakan tempat dan sarana perlengkapan arsip yang memadai serta mengikuti perkembangan tekhnologi
c. Menyeleksi pegawai yang akan ditempatkan di bagian arsip, baik dari segi kompetensi maupun mental serta etos kerjanya
d. Menciptakan prosedur peminjaman dan pengembalian arsip yang memadai, misalnya dengan menggunakan bon peminjaman arsip yang lazim tersebut sebagai Out Slip.
d. Mengadakan penyusutan arsip secara teratur. Arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna perlu disusutkan, sehingga arsip yang tersimpan hanyalah arsip yang masih mempunyai nilai guna saja.

cara mengatasi permasalahan kearsipan
1. Harus menggunakan sistem penyimpanan yang tepat
2. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, disamping pengawasan/kontrol dan pengendalian yang ketat
3. Memperluas ruangan tempat penyimpanan dan mengefektifkan ruangan serta peralatan yang ada
4. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat dan mengikuti perkembangan jaman
5. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan
6. Petugas arsip harus memenuhi syarat
7. Mengikutsertakan para pengelola kearsipan dalam kursus-kursus atau diklat-diklat kearsipan dan penggunaan teknologi canggih
8. Melakukan penyusutan dan pemusnahan secara rutin terhadap arsip-arsip yang sudah tidak terpakai

1. Perhatian dan dukungan dari pimpinan setiap kantororganisasi untuk memberikan pengertian dan meningkat kesadaran akan pentingnya bidang kearsipan dalam keseluruhan proses administrasi
2. Dalam rangka menambah kecakapanketerampilan pegawai kearsipan, maka perlu adanya pembinaan atau pendidikan dan latihan yang meliputi segala aspek kearsipan bagi para pejabat dan pelaksana secara terarah, agar dapat mengimbangi perkembangan serta dapat memenuhi syarat kualifikasi tersebut.
3. Penyediaan dan penambahan fasilitas merupakan suatu hal yang sangat penting bagi kelancaran kerja bidang kearsipan, terutama bila volume arsip cepat meningkat.
4. Perlu diberlakukannya pedoman tata kerja kearsipan di suatu kantor, sehingga dapat memberikan arah yang jelas dalam pelaksanaan pekerjaan bagi para petugas pelaksana.
5. Penggunaan arsip oleh pihak atau unit lain, menuntut adanya koordinasi antar unit dalam suatu kantor.
6. Perlu adanya pengawas atau unit pengawas dalam rangka pengendalian, agar pengelolaan arsip dapat dilaksanakan dengan sebaik baiknya.

Cara mengatasi permasalah kerasipan:
1.Harus menggunakan sistem penyimpanan yang tepat.
2. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, disamping pengawasan/kontrol dan pengendalian yang ketat.
3. Memperluas ruangan tempat penyimpanan dan mengefektifkan ruangan serta peralatan yang ada.
4. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat dan mengikuti perkembangan jaman.
5. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan.
6. Petugas arsip harus memenuhi syarat.
7. Mengikutsertakan para pengelola kearsipan dalam kursus-kursus atau diklat-diklat kearsipan dan penggunaan teknologi canggih.
8. Melakukan penyusutan dan pemusnahan secara rutin terhadap arsip-arsip yang sudah tidak terpakai

Beberapa tindakan yang bisa meminimalisir permasalahan kearsipan yang sering muncul ialah
1. Menggunakan system penyimpanan secara tepat
Terdapat 5 sistem penyimpanan arsip, yaitu :
a. System abjad (alphabetic system)
b. System masalah (subject system)
c. System tanggal (chronologi system)
d. System wilayah (geographic system)
e. System nomer (numberic system)

2. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, pengawasan / kontrol dan pengandilian yang ketat.

3. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan.

4. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat
a. Ruangan yang tepat : luas, suhu, kelembaban dll
b. Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil, stempel, karbon dll.
c. Alat-alat penerimaan surat, seperti bak surat, meja tulis, rak, dsb.
d. Alat penyimpanan surat, seperti filling cabinet, lemari.
e. Alat-alat lainnya, seperti tuangan, cahaya dsb.

5. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat kompetensi sebagai arsiparis professional.

cara mengatasi masalah kearsipan
1. Perhatian dan dukungan dari pimpinan setiap organisasi untuk memberikan pengertian dan meningkatkan kesadaran akan pentingnya bidang kearsipan dalam keseluruhan proses administrasi, perlu dilakukan secara terus – menerus dan berkesinambungan.
2. Dalam rangka menambah kecakapan keterampilan pegawai kearsipan, maka perlu adanya pembinaan atau pendidikan dan latihan yang meliputi segala aspek kearsipan bagi para pegawai dan pelaksana secara terarah.
3. Penyediaan dan penambahan fasilitas, terutama bila volume arsip cepat meningkat.
4. Diberlakukannya pedoman tata kerja kearsipan di suatu kantor, sehingga dapat memberikan arah yang jelas dalam pelaksanaan pekerjaan bagi para petugas pelaksana.
5. Perlu adanya pengawas atau unit pengawas dalam rangka pengendalian, agar pengelolaan arsip dapat dilaksanakan dengan sebaik – baiknya.

Solusi mengatasi masalah kearsipan, diantaranya:

1. Harus menggunakan sistem penyimpanan yang tepat
2. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, disamping pengawasan/kontrol dan pengendalian yang ketat
3. Memperluas ruangan tempat penyimpanan dan mengefektifkan ruangan serta peralatan yang ada
4. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat dan mengikuti perkembangan jaman
5. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan
6. Petugas arsip harus memenuhi syarat
7. Mengikutsertakan para pengelola kearsipan dalam kursus-kursus atau diklat-diklat kearsipan dan penggunaan teknologi canggih
8. Melakukan penyusutan dan pemusnahan secara rutin terhadap arsip-arsip yang sudah tidak terpakai

Solusi mengatasi masalah kearsipan :
1. Menggunakan sistem penyimpanan yang tepat.
2. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, dibawah pengawasan/kontrol dan pengendalian yang ketat.
3. Memperluas ruangan tempat penyimpanan dan mengefektifkan ruangan serta peralatan yang ada.

Agar semua file pekerjaan yang penting tetap tersimpan dengan aman, rapi, dan terhindar dari berbagai permasalahan kearsipan yang sering muncul, maka solusi yang bisa diambil adalah:

1. Pergunakan sistem penyimpanan secara tepat.
Sistem penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur memuat sesuatu pedoman tertentu untuk menyusun/menyimpan, sehingga bilamana diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat dan cepat.

2. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan. 

Perawatan yang dimaksud meliputi ruang tempat penyimpanan harus tetap kering, ruang penyimpanan harus mempunyai penghawaan (ventilasi) yang memadai, dan ruang penyimpanan harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan kertas, dan percikan air.
Selain perawatan, terdapat tindakan pencegahan (preventif) yaitu melarang petugas atau siapapun membawa makanan ke ruang tempat kearsipan. Larangan merokok diruang arsip bagi petugas kearsipan atau orang lain. Dan juga dipasang tabung pemadam kebakaran.

3. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat:
a. Ruangan yang tepat : luas, suhu, kelembaban dll
b. Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil, stempel, karbon dll.
c. Alat-alat penerimaan surat, seperti bak surat, meja tulis, rak, dsb.
d. Alat penyimpanan surat, seperti filling cabinet, lemari.
e. Alat-alat lainnya, seperti tuangan, cahaya dsb.

4. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat.

5. Penyelenggaraan penyusutan warkat.
Penyusutan warkat diadakan secara berkala sehingga tidak terjadi penimbunan warkat dan tercampurnya warkat yang penting dengan warkat lama yang akan dimusnahkan.

cara untuk mengatasi permasalahan dalam kearsipan :
A. Gunakan sistem penyimpanan yang sesuai dengan tipe kantor.
Ada lima sistem penyimpanan arsip:
1. Sistem abjad
2. Sistem masalah (topik)
3. Sistem bilangan (nilai numerik)
4. Sistem tanggal (kronologi)
5. Sistem wilayah (geografi)
Setiap sistem pengarsipan memiliki spesifikasinya sendiri.
b. Pastikan memiliki cukup ruang dan peralatan untuk peralatan pengarsipan dan ikuti perkembangan teknologi terkini
c. Pemilihan pegawai yang termasuk dalam kawasan arsip baik dari segi kompetensi maupun spiritualitas dan etos kerja
d. Misalnya, gunakan tanda terima pinjaman arsip reguler sebagai tanda terima keluar untuk membuat prosedur pinjaman dan pengembalian yang sesuai.
e. Lakukan penyusutan arsip secara berkala. Arsip yang tidak berguna harus disusutkan sehingga hanya arsip berharga yang disimpan.

Cara mengatasi masalah kearsipan :
1. Mengelompokkan berkas sesuai dengan nama dan penomoran yang jelas
2. Berkas yang diarsipkan secara manual lebih baik diletakkan di dalam sebuah rak yang terbuat dari besi agar lebih aman
3. Dengan semakin bertambahnya berkas, sebaiknya ada pemilahan berkas dimana yang masih digunakan disimpan dan yang tidak digunakan dimusnahkan
4. Semakin berkembangnya teknologi, pengarsipan secara elektronik sangat dianjurkan demi mengurangi resiko kehilangan berkas
5. Adanya rutinitas pemeliharaan berkas secara berkala agar jika ditemukannya berkas yang masih digunakan dapat diarsipkan kembali

Permasalahan yang sering terjadi adalah arsip yang tercecer,rusak,dan hilang. Solusi yangt dapat dilakukan yaitu dengan cara :
1. Menata kembali arsip berupa kertas dengan tepat
Hal ini dilakukan agar arsip dapat dengan mudah dicari
a. Meneliti tanda disposisi ( menentukan boleh atau tidak menyimpan )
b. Memberi indeks atau kode surat.
c. Memisah-misahkan surat sesuai bagian, dll.
d. Simpan ke dalam folder.
e.Tata arsip dengan baik sesuai sistem ( tanggal, nama, dll )
2. Mengubah arsip kertas ke dalam bentuk digital dan memasukannya ke dalam google drive
Hal ini dilakukan agar arsip-arsip penting mudah ditemukan dan tidak hilang.

Cara mengatasi permasalahan kearsipan adalah Harus menggunakan sistem penyimpanan yang tepat,
Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, disamping pengawasan/kontrol dan pengendalian yang ketat,
Memperluas ruangan tempat penyimpanan dan mengefektifkan ruangan serta peralatan yang ada.

Solusi permasalahan kearsipan
1. Menggunakan sistem penyimpanan yang tepat : system abjad, masalah, tanggal, wilayah, dan nomor

2. pengawasan dan prosedur peminjaman agar tidak hilang

3. Mengadakan perawatan untuk mencegah kerusakan

Cara mengatasi masalah kearsipan
1.menggunakan sistem penyimpanan yang tepat
2.perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman,pengawas atau kontrol pengadilan yang tepat
3.mengefektifkan penggunaan ruang dan alat
4.selalu adakan perawatan secara rutin terhadap arsip
5.fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat
6.melakukan penyusutan arsip secara teratur

Solusi permasalahan dalam kearsipan :

1. Pembuatan pedoman kearsipan. Dapat berupa penyusunan kebijakan kearsipan, standar operasional prosedur kearsipan dan instrumen pengelolaan arsip. Yang terdiri dari tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip serta klasifikasi keamanan dan akses arsip.
2. Pembuatan program aplikasi sistem kearsipan, yaitu pengembangan perangkat lunak komputer yang digunakan untuk mengelola arsip secara elektronik.
3. Penataan arsip yaitu kegiatan penataan fisik dan informasi arsip beserta penyusunan daftar arsip agar mudah ditemukan.
4. Penyimpanan arsip yaitu penyimpanan arsip suatu organisasi sesuai dengan prinsip dan kaidah kearsipan.
5. Pemeliharaan dan perawatan arsip yaitu kegiatan untuk menjaga keotentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip baik fisik maupun informasinya.

Sumber : ANRI

Langkah pertama adalah dengan memahami sepenuhnya tentang bagaimana manajemen arsip itu sendiri, arsip dinamis, manajemen arsip dinamis, dan sebagainya.
Manajemen arsip merupakan suatu disiplin dan fungsi dari organisasi dalam pengelolaan arsip untuk memenuhi kebutuhan operasional dalam kegiatan pertanggungjawaban dan keingingan masyarakat. Arsip dinamis merupakan arsip yang dibuat, didistribusikan, digunakan, dipelihara, dan didisposisikan dengan memanfaatkan teknologi informasi (dalam hal ini adalah komputer). Manajemen arsip dinamis merupakan suatu disiplin dan fungsi organisasi dalam pengelolaan arsip elektronik untuk memenuhi kebutuhan operasional dalam suatu kegiatan.
Selain itu, dibutuhkan juga pemahaman tentang arsip dinamis elektronik (karena pada kasus menyangkut tentang arsip elektronik) dan juga tahap-tahap mengenai arsip elektronik.

Solusi permasalahan kearsipan

1. Menggunakan sistem kearsipan sesuai SOP yang telah ada, dalam sistem ini beragam dokumen mauapun hal lain yang berkaitan dengan kearsipan perlu disesuaikan dengan SOP yang diterapkan. Baik dengan mengurutkan dokumen, memberi tanda dokumen, mengelompokkan dokumen dsb.
2. Setiap arsip diberi cadangan atau memiliki salinan, dengan adanya rangkap atau salinan maka dokumen bisa terbackup apabila terdapat hal yang tidak diinginkan pada dokumen asli
3. Perawatan dan pengecekan, kedua hak tersebut merupakan salah satu unsur penting dalam kearsipan, dengan adanya perawatan dan pengecekan pada arsip maka akan mudah sekali menenmukan arsip yang dibutuhkan untuk kepentingan masa mendatang
4. Peningkatan sistem alat kearsipan, baik berupa fisik maupun elektronik, semakin ke masa kini teknologi semakin berkembang, dengan adanya perkembangan teknologi ini maka kearsipan dipermudah dengan memanfaatkan teknologi yang ada
5. Menyortir arsip, disini berarti arsip arsip yang sudah tidak diperlukan maka bisa ditempatkan pada tempat lain agar ruang arsip yang sedang dipergunakan akan memiliki space untuk arsip arsip baru
6. Petugas yang memiliki kompeten dalam kearsipan juga berpengaruh dalam hal ini, dengan adanya petugas yang berkompeten maka arsip mampu dikontrol secafa maksimal

solusi dalam permasalahan kearsipan :
1. menggunakan sistem penyimpanan yang tepat guna mengantisipasi kehilangan data.
2. diperlukan pengaturan prosedur peminjaman, disamping pengawasan serta pengendalian yang tepat.
3. memperluas ruangan penyimpanan serta mengefektifkan ruangan.
4. rutin melakukan perawatan dan pencegahan adanya kerusakan.

Solusi untuk mengatasi permasalahan kearsipan:
1.Menggunakan sistem penyimpanan secara tepat.
2.Perlu adanya pengaturan prosedur,peminjaman,pengawasan dan kontrol yang tepat.
3.Melakukan perawatan dan pencegahan kerusakan secara rutin.
4.Fasilitas kearsipan memenuhi syarat,seperti sarana dan prasarana yang mengikuti perkembangan teknologi.
5.Menyeleksi setiap pegawai yang akan bekerja dalam kearsipan dari segi kompetensi,mental dan ertos kerjanya yang berguna untuk kelancaran,keamanan dan kemudahan dalam setiap dokumen yang akan diarsipkan.

masalah: Penyusunan arsip secara serampangan.
solusi:
1. gunakan system penyimpanan yang disepakati
2. pengaturan prosedur peminjaman, pengawasan / kontrol dan pengandilian yang ketat.
3. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan.
4. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat.
5. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat, cakap dalam hal ilmu kearsipan
6. Penyelenggaraan penyusutan warkat secara berkala

Cara mengatasi masalah kearsipan
a. Gunakan sistem kearsipan secara tepat
Misalnya sistem abjad cocok untuk dibagian kepegawaian, sistem tanggal cocok dibagian keuangan dan sebagainya.
b. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat
1. Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil, stempel, dan lain-lain
2. Alat-alat penerimaan surat, misalnya bak surat, meja tulis, rak dan sebagainya
3. Alat-alat penyimpanan surat, filling cabinet, lemari beserta perlengkapan lainnya
4. Alat-alat yang lainnya seperti ruangan yang cukup, cahaya dan lain-lain
c. Petugas kearsipan yang memenuhi persyaratan
Petugas kearsipan seharusnya yang memiliki pengetahuan dibidangnya, teliti, rapi, cekatan, jujur dan dapat menyimpan rahasia
d. Penyelenggaraan penyusutan warkat
Penyelenggaraan warkat diadakan secara berkala, sehingga tidak terjadi penimbunan dan tercampurnya warkat yang penting dengan warkat yang lama yang akan dimusnahkan
e. Sistem tata kerja peminjaman dan pengembalian yang teratur
Harus diterapkan jangka peminja

Cara menyelesaikan permasalahan kearsipan antara lain
1.gunakan system penyimpanan secara tepat
2. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, pengawasan / kontrol dan pengandilian yang ketat
3. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan.
4. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat
5. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat
6. Penyelenggaraan penyusutan warkat

Cara mengatasi permasalahan pengarsipan :
1. Perhatian dan dukungan dari pimpinan setiap kantororganisasi untuk memberikan pengertian dan meningkat kesadaran akan pentingnya bidang kearsipan dalam keseluruhan proses administrasi, perlu dilakukan secara terus – menerus dan berkesinambungan.
2. Dalam rangka menambah kecakapanketerampilan pegawai kearsipan, maka perlu adanya pembinaan atau pendidikan dan latihan yang meliputi segala aspek kearsipan bagi para pejabat dan pelaksana secara terarah, agar dapat mengimbangi perkembangan serta dapat memenuhi syarat kualifikasi tersebut.
3. Penyediaan dan penambahan fasilitas merupakan suatu hal yang sangat penting bagi kelancaran kerja bidang kearsipan, terutama bila volume arsip cepat meningkat.
4. Perlu dimiliki dan diberlakukannya pedoman tata kerja kearsipan di suatu kantor, sehingga dapat memberikan arah yang jelas dalam pelaksanaan pekerjaan bagi para petugas pelaksana.
5. Penggunaan arsip oleh pihak atau unit lain, menuntut adanya koordinasi antar unit dalam suatu kantor. Hal tersebut turut mempengaruhi faktor disiplin, mengingat aktivitas bidang kearsipan tidak dapat terlepas dari faktor hubungan kerja dengan unit – unit atau pihak lainnya.
6. Perlu adanya pengawas atau unit pengawas dalam rangka pengendalian, agar pengelolaan arsip dapat dilaksanakan dengan sebaik – baiknya.

Solusi untuk mengatasi permasalahan pengarsipan :

Melakukan rekonstruksi arsip, kegiatan rekonstruksi arsip lebih fokus dilakukan terhadap arsip inaktif tidak teratur.

1. Pemilihan arsip
dilakukan dengan memisahkan antara arsip dan non arsip, agar arsip
dan non arsip tidak tercampur
2. Memeriksa ketetapan substansi berdasar pada jenis , masalah, atau urusan arsip yang
akan diberkaskan serta memeriksa kelengkapan arsip
3. Melakukan deskripsi arsip
menuliskan deskripsi arsip pada kartu deskripsi dan diberikan identitas nomor kode
sementara
4. Melakukan manuver data dan fisik arsip
meliputi kegiatan entry data deskripsi arsip, klasifikasi arsip, kode sementara dan
pengelompokan data arsip secara elektronik
5. Pemberkasan arsip kedalam folder
dilakukan dengan memasukan arsip yang sudah dikelompokan ke dalam folder dan
sudah disusun secara berurut
6. Penataan berkas kedalam boks arsip
7. Penyimpanan arsip inaktif

Cara Mengatasi Permasalahan kearsipan yang sering muncul :

1. Harus menggunakan sistem penyimpanan yang tepat.
2. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, disamping pengawasan/kontrol dan pengandilian yang ketat.
3. Memperluas ruangan tempat penyimpanan dan mengefektifkan ruangan serta peralatan yang ada.
Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat dan mengikuti perkembangan zaman
4. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan.
Petugas arsip harus memenuhi syarat.
Mengikutsertakan para pengelola kearsipan dalam kursus-kursus atau diklat-diklat kearsipan dan penggunaan teknologi canggih.
5. Melakukan penyusutan dan pemusnahan secara rutin terhadap arsip-arsip yang sudah tidak terpakai

solusi masalah kearsipan :

1. menggunakan sistem penyimpanan yang tepat
2. fasilitas kearsipan yang memenuhi syarat
3. mengadakan perawatan dan pencegahan kerusakan arsip
4. perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, disamping pengawasan/kontrol dan pengandilian yang ketat.
5. melakukan penyusutan dan pemusnahan secara rutin terhadap arsip-arsip yang sudah tidak terpakai

Solusi yang bisa diambil dari permasalahan kearsipan yang sering muncul di organisasi pemerintah maupun non pemerintah seperti arsip hilang dan sulit ditemukan, banjir arsip, dan lainnya kita dapat,
1. Mengatur dan mengelola ulang sistem penyimpanan kearsipan secara tepat. Kita dapat melakukan pemilihan sistem penyimpanan arsip yang sesuai dengan kepentingan dan kebutuhan organisasi. Seperti contohnya terdapat penyimpanan arsip berdasarkan sistem abjad, sistem subjek, sistem tanggal, sistem wilayah, sistem nomor. Karena dokumen yang disimpan dan ditata dengan baik dan tepat maka akan mempermudah dan mempercepat penemuan kembali bilamana sewaktu-waktu diperlukan.
2. Melakukan pengendalian dengan penyusutan dokumen atau warkat yang sudah tidak diperlukan. Pada arsip dinamis kita dapat melakukan pemindahan arsip inaktif dan diserahkan menjadi arsip statis, selain itu juga dapat dilakukan pemusnahan arsip bila sudah tidak memiliki nilai guna. Hal ini dapat mengatasi permasalah kearsipan pada ruang kantor yang penuh dengan arsip.
3. Dengan memasukinya kita pada zaman revolusi industri 4.0 maka organisasi juga dapat melakukan pengalihan atau otomatisasi pengelolaan arsip dengan TIK, seperti halnya yang dilakukan oleh ANRI memberlakukan pemberkasan arsip secara elektronik menggunakan aplikasi Srikandi. Dengan ini akan mengatasi permasalahan kearsipan pengelolaan dan peralatannya yang tidak mengikuti perkembangan zaman. Selain memenuhi tuntutan Top Manajemen, manajemen pengawasan akan lebih mudah, cepat, dan good governance untuk dilakukan.

Solusi dari permasalahan kearsipan
1. Melakukan penyusutan ketika arsip sudah penuh
2. Membutuhkan sebuah sistem yang sempurna
3. SDM harus memiliki kemampuan dan pengetahuan yang cukup dalam mengelola arsip
4. Mempunyai pemahaman luas mengenai arsip dan pentingnya arsip